Ads 468x60px

Labels

Thứ Hai, 30 tháng 9, 2013

Những lưu ý về văn hóa e-mail trong công sở lap dat camera

Cách thức trình bày e-mail, cách viết, thậm chí là thời điểm gửi cũng đủ để bạn thể hiện sự tôn trọng của mình với người khác. Dưới đây là một số nguyên tắc ứng xử văn minh trong e-mail công sở:

1. Trả lời mail ngay sau khi bạn nhận được

Nếu bạn ở vào tình huống của người gửi thì bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi như thế nào. Đương nhiên là "ngay sau khi" cũng có biên độ của nó, nhưng tốt nhất nên là trong ngày. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một e-mail reply thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được e-mail, sẽ trả lời cụ thể sau. Đừng quên kiệm lời cảm ơn, bất kể kết quả ra sao.

2. Chủ đề

Không quá khó khăn để đặt tiêu đề cho email, nhưng rất nhiều người lại quên phần quan trọng này. Chỉ cần cẩn thận một chút, kiểm tra email trước khi gửi đi, và nhớ đặt một tiêu đề bao quát nội dung email, bạn có thể giúp công việc được tiến hành nhanh chóng hơn. Người nhận email sẽ nắm rõ được nội dung cần trao đổi, đồng thời dễ dàng phân loại email, sau này cần tìm lại cũng dễ dàng hơn.

Chủ đề có thể hiểu là nội dung khái quát cho toàn email. Cần phải nhấn mạnh chủ đề, vì đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi click vào để mở email.

Nên tránh đặt tiêu đềTrong một thời gian rất dài, người bệnh tại nhiều bệnh viện công đã không nhận được những điều tưởng chừng như giản đơn đó cho một dịch vụ y tế có trả tiền. Tại thiếu giám sát?. Ở các bệnh viện quốc tế, trên tường không có khẩu hiệu "Lương y như từ mẫu" hay những khẩu hiệu có tính hô hào khác. Nhưng dịch vụ ở đây cho người bệnh cảm nhận thấy họ đang được các "lương y" chăm sóc.Ngoài việc ban hành quy chế nề nếp kỷ luật nghiêm minh trong đội ngũ, một hệ thống hạ tầng thông tin hoàn hảo được lắp đặt để phục vụ khám chữa bệnh, quản lý hồ sơ bệnh nhân và người mua bảo hiểm, còn có cả hệ thống camera an ninh với những màn hình lớn trên các hành lang, bảo đảm quyền lợi tối đa của bệnh nhân được chăm sóc tốt và ứng xử văn minh. Đó chính là cái mà các bệnh viện công còn thiếu.Gần đây, một số đô thị như Hội An, Huế, Đà Nẵng, Hạ Long có nhu cầu phát triển mạnh về du lịch đã quyết tâm tạo cú hích bằng các dự án phủ sóng Wi-Fi để người dân và du khách sử dụng miễn phí. Không hề ăn nhập gì với nội dung email. Lỗi này thường mắc phải khi người gửi reply email cũ để tránh mất thời gian nhập lại địa chỉ. Lỗi này không chỉ khiến người nhận cảm thấy khó chịu, mà còn có thể khiến họ bỏ qua email, vì nghĩ rằng chủ đề cũ đã giải quyết xong.

Nếu không muốn mất thời gian nhập địa chỉ lại, bạn có thể vẫn chọn chức năng reply, nhưng nhớ sửa tiêu đề và xóa nội dung cũ trước khi viết nội dung mới lên mail đó. Và, trước khi gửi email đi, nhớ kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo tiêu đề bao quát được nội dung.

3. Những lời tốt đẹp

Chỉ cần thêm một vài nhịp gõ trên bàn phím, cũng đủ để bạn chứng tỏ thiện ý trong e-mail (ngay cả trong tình huống giải quyết mâu thuẫn). Thông thường, người ta dành những lời tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi e-mail. Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Thanks, Best Regards, Regards...; Hoặc "Việt" hóa: Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành.

4. Câu cú

E-mail không giống SMS, mặc dù có cùng nguyên tắc về giản tiện câu chữ. Nếu là e-mail trong giao dịch đối tác, hoặc các mối quan hệ chưa đạt đến độ thân mật, thì nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những từ biểu cảm suồng   lap dat camera quan sat tai ha noi  đọc thêm  sã (như trong chat), và nhất thiết viết bằng tiếng Việt có dấu (nếu cẩn thận hơn, bạn có thể gửi nội dung cần chuyển tải trong file văn bản đính kèm).


5. Cc, Bcc

Cc được viết tắt từ cụm từ “carbon copy” (“bản sao”). Người nào được nhập địa chỉ vào mục Cc sẽ nhận được một bản sao email khi bạn gửi đi, đồng thời họ cũng nhìn thấy địa chỉ mail của tất cả những người nhận khác cùng đượcCông trình cầu vượt Cát Lái được Ban Quản lý dự án Đại lộ Đông Tây và cải thiện môi trường nước TP HCM khánh thành và đưa vào sử dụng từ năm 2010. Sau 2 năm, trên đoạn đường này đã xảy ra 8 vụ lật xe container trên cầu.Việc lắp đặt camera quan sát cố định trên cầu vượt quan sát làn xe cùng với hệ thống đo tốc độ phương tiện qua cầu sẽ là bằng chứng nhằm hạn chế tối đa việc xe container chạy quá tốc độ gây lật xe.Các camera có khả năng quay đêm, có thể thay đổi góc quan sát 3600 và quay cận cảnh các đối tượng khả nghi theo sự điều khiển từ xa của người quan sát tại phòng thu nhận tín hiệu. Tổng chi phí lắp đặt camera gần 100 triệu đồng. Hiện chợ đêm Đà Lạt có hơn 120 gian hàng, các đêm cuối tuần thu hút khoảng 4.000 lượt khách/đêm tham quan và mua sắm.Tình trạng các dự án chậm tiến độ, sai phạm trong quá trình xây dựng, chủ đầu tư thiếu minh bạch đang diễn ra khá phổ biến, bởi vậy lắp đặt camera trực tuyến theo dõi toàn bộ quá trình hoạt động công trình của chủ đầu tư dự án Sky Garden được đánh giá là một sáng kiến hạy. Ông Nguyễn Đắc Huân - Giám đốc Marketting của dự án cho biết, dự án Sky Garden đã lắp đặt 6 camera tại các góc chính của công trình ngay từ những ngày đầu khởi công. Hệ thống được bật 24/24 giờ, truy cập mở cho tất cả các đối tượng có nhu cầu xem dự án. Thao tác khá đơn giản, chỉ cần vào trang web skygarden.Vn, tìm biểu tượng camera. Nếu không xem được, khách cũng có thể gọi điện để được hỗ trợ trực tuyến. Nhập trong mục Cc. Vì vậy, trong trường hợp bạn muốn những người nhận email có thể tương tác hỗ trợ công việc với nhau, hoặc cảm thấy việc ẩn địa chỉ của họ là không cần thiết, thì hãy sử dụng chức năng Cc.

Còn Bcc được viết tắt từ cụm từ “blind   lap camera quan sat  chi tiết  carbon copy” (“bản sao ẩn”). Chức năng của Bcc tương tự như Cc, ngoại trừ việc người được nhập địa chỉ vào mục này sẽ chỉ nhìn thấy địa chỉ mail của mình, mà không thấy các địa chỉ mail khác trong Bcc. Trong các trường hợp tế nhị, không muốn cho người nhận biết họ cùng được gửi một nội dung tương tự như những người khác; hoặc khi cần gửi thông tin cho nhiều khách hàng, nhà cung cấp, đối tác… có tính cạnh tranh, bạn nên sử dụng chức năng này.


6. Mở đầu, kết luận và chữ ký

Đây là 3 phần cũng rất hay bị bỏ qua, hoặc thực hiện không đúng cách. Email không chỉTuy nhiên, ghi nhận của phóng viên tại Trạm đăng kiểm 2903V (Hà Nội) vào sáng 12-8 cho thấy, mặc dù đã gần trưa, nhưng ô tô vẫn xếp hàng dài chờ đợi đến lượt kiểm tra xe. Theo quy trình, xe từ khi vào sẽ phải trải qua các bước như kiểm tra nhận dạng, kiểm tra gầm xe, đèn, khí thải... Hầu hết các khâu này, sẽ được 3 camera của Trung tâm ghi lại. Song, quan sát qua camera cũng chỉ ghi nhận được, ĐKV có bỏ quy trình, công đoạn hay không, còn việc lập lờ chất lượng kiểm định vẫn có thể diễn ra. Ông Nguyễn Hồng Thủy, Giám đốc Trạm đăng kiểm 2903V cho hay, trung bình một ngày, trạm đăng kiểm này kiểm tra từ 110-120 xe, phần lớn là ô tô con, xe khách và xe tải loại nhỏ. Tại trung tâm có gắn 3 camera, trong đó, 2 camera để chụp ảnh, 1 camera giám sát dây chuyền. Dù vậy, lãnh đạo Trung tâm này cho rằng, khó có thể giám sát hết được nếu như ĐKV cố tình lập lờ, bỏ qua những lỗi thuộc về kỹ thuật, chất lượng.

Giám sát đăng kiểm: Camera vẫn không phải “mắt thần”

(Theo Guardian, BBC, Patas). Kiểm tra xe là khâu quan trọng đảm bảo an toàn khi lưu thông. Mới giám sát được trên quy trình. Trước tình trạng dư luận dị nghị về tiêu cực tại các Trạm đăng kiểm xe cơ giới, Cục Đăng kiểm Việt Nam đã đầu tư, lắp đặt camera giám sát dây chuyền đăng kiểm tại 112 Trạm Đăng kiểm trên cả nước. Toàn bộ hệ thống camera này được tích hợp với máy chủ đặt tại Cục Đăng kiểm. Theo nhận định của ông Nguyễn Đức Trí, Phó cục trưởng Cục Đăng kiểm Việt Nam, việc lắp đặt camera giám sát giúp cơ quan quản lý có thêm “mắt thần” để theo dõi các đăng kiểm viên (ĐKV) ở tất cả trung tâm. Là phương thức truyền tải thông tin, mà còn là công cụ giao tiếp  camera onetech  với các chuẩn mực văn minh nhất định. Vì vậy, bạn nên bắt đầu email bằng một câu chào thể hiện sự lịch sự, thân thiện và kết thúc email bằng một lời chúc hoặc cảm ơn.

Phần chữ ký quan trọng vì nó giúp cho email của bạn trở nên chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn. Đồng thời, đây cũng là cách giúp cho người nhận mail có được một số thông tin cơ bản về bạn: Tên họ, đơn vị công tác, địa chỉ… Thậm chí, chữ ký còn phần nào thể hiện cá tính của bạn nữa.

7. Một số lưu ý khác

- Nên trình bày các nội dung trong email một cách ngắn gọn và súc tích. Bố cục, cách phân đoạn và ngôn ngữ trong email cần rõ ràng và mạch lạc. Bạn có thể chia email thành nhiều đoạn nhỏ để dễ đọc, đồng thời tô đậm hoặc gạch chân những nội dung/cụm từ quan trọng.

- Đối với các tin qua trọng, bạn nên để tiêu đề thể hiện sự khẩn cấp.

- Lưu ý các lỗi chính tả cũng như việc dùng các biểu tượng cảm xúc trong email.

- Tập tin đính kèm nên có sự giải thích phù hợp. Tránh gửi kèm tập tin nhưng lại không hề nhắc đến điều đó trong nội dung email. Ngoài ra, bạn cũng cần đặt tên phù hợp, thể hiện chính xác nội dung cho tập tin đính kèm.

- Khi nhận được email, bạn hãy trả lời nhanh nhất có thể. Chậm nhất là trong vòng 24h kể từ khi nhận được email, bạn nên có phản hồi. Nếu không thể trả lời chi tiết ngay được, hãy sử dụng công cụ trả lời tự động, kèm theo thời gian hẹn chính xác cho việc trả lời email đó.

Email là một công cụ giao tiếp, giúp bạn thể hiện hình ảnh văn minh, lịch sự của mình. Vì thế, hãy tạo cho mình những thói quen tốt khi dùng email.


0 nhận xét:

Đăng nhận xét

 

Tổng số lượt xem trang